每次到了要寫英文郵件給老板的時刻，是不是頓感鴨梨山大，拿捏不好句型、把握不好措辭、理不清結(jié)構(gòu)...一封短短的郵件用了一個世紀長的時間，好不容易按了“發(fā)送”還不停回頭看看、膽戰(zhàn)心驚的。
不過，相信你看完以下這些技巧，會茅塞頓開。如果你經(jīng)常需要寫一封優(yōu)雅的英文E-mail給老板或是客戶，不妨一起來學(xué)習(xí)一下吧。
1
克服恐懼
甩開胳膊去寫
曾經(jīng)很長一段時間，我非常痛恨寫英文郵件，特別是那些工作場合的正式郵件。那時，我有一個擁有英文文學(xué)碩士學(xué)位的老板，他有語言潔癖癥，對郵件中語氣和語法的要求有近乎完美主義的變態(tài)。于是乎，他手下所有的人都患上了英文郵件恐懼癥。
老板在郵件中用“appreciate”, 我們就不敢用“thank you”；老板說郵件里不允許有任何錯誤，我就將郵件反反復(fù)復(fù)檢查三十遍，才戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢地發(fā)出去，眼睛盯著屏幕太用力都成了斗雞眼，卻因太緊張將“regarding”寫成了“regarding to”。于是領(lǐng)教了老板前無古人后無來者的“咆哮體”。
工作中的強迫癥蔓延到生活中，讓家人和朋友無法忍受，當我下定決心辭職的時候，竟是身邊的人最歡呼雀躍。
后來有段時間，我兼職給朋友改英文郵件，郵件令人發(fā)指的“中文英說”的程度，讓自己的英文水平急劇下降。就像長期聽跑調(diào)的人唱歌，保準你一開口也找不到原調(diào)在哪兒。
后來，治好我“郵件恐懼癥”的是我慈祥又寬容的美國導(dǎo)師。他從不對我寫的郵件指手畫腳，當我發(fā)現(xiàn)自己的錯誤而無地自容時，他卻安慰我說“沒事兒，我都能看懂的?！睂嵲谟龅藉e得太離譜兒看不懂時，他反而“請教”我，弄得像是他理解能力有限似的。
治好了“恐懼癥”，我開始甩開胳膊寫東西，當敢于表達時，再來糾正錯誤、積累正確的語句和用法，才發(fā)現(xiàn)水平提高的很快。
2
多使用禮貌用語
禮貌得體
國人說英語，常給人不禮貌的感覺。并非我們故意如此，而是無意為之。
在美國，排隊在咖啡館點餐，若你對服務(wù)員說“I want a large latte!” 服務(wù)員定會在心里鄙視你一番。
這句話翻譯成中文并未有什么不妥，大意是“我想要一杯大杯拿鐵”?？捎⑽牡母杏X就沒那么禮貌了，頗有點兒 “哎，給老子來杯拿鐵”的味道。
若你留意，一般英語為母語的人會這么點餐：“Can I have a large latte?”用can引導(dǎo)的疑問句馬上把談話的氛圍渲染的彬彬有禮。
寫郵件的時候也一樣。我導(dǎo)師的著作被翻譯成中文在國內(nèi)出版，有一天收到一封來自中國的郵件。來信的人，本無惡意，針對導(dǎo)師書中關(guān)于中國的內(nèi)容有些不同意見，想和導(dǎo)師探討。
但也許是英文水平有限，通篇充滿了“I want let you know…” , “you must notice that…”, “you have to know…”（這些話的語氣，都充滿了一種“你小子啥也不懂，我告訴你啊…..”居高臨下的語氣）。
連我導(dǎo)師這樣一個低調(diào)、慈祥的老頭兒，都有一種想往他頭上砸板磚的沖動，就更別探討什么學(xué)術(shù)問題了。
所以，一封禮貌得體的郵件，不僅能讓看的人舒服，還能提升你在對方眼中的形象，特別是在商務(wù)信函中，能提高溝通的效率，減少因誤會引起不必要的麻煩。
如何讓一句生硬的英文變成禮貌用語，我有幾點訣竅：
1. 若要向?qū)Ψ奖磉_請求、質(zhì)疑、觀點時，盡量將陳述句改為疑問句。
例如，上面那個給我導(dǎo)師寫郵件的同學(xué)，如果他將 “I want let you know…”（我要讓你知道）這樣欠揍的句型，稍稍修改為 “May I say that…”，或許故事的結(jié)局就大不一樣了。
再比如，若你向?qū)Ψ教岢稣埱螅x擇疑問句型，可以彰顯出你的謙和和修養(yǎng)。例如你要去某地做個演講，你希望會議組織者為你準備PPT、打印演講提綱等東西，你可以在提出要求之后，寫上一句“Would you be able to arrange there items for me?”（請問您能幫我安排好這些物品嗎？）看了這樣的郵件，保準對方在為你賣力時，心里是沒有草泥馬奔跑的。
當然，上述原則不適用于對方粗魯無禮不可理喻，或者你比閱件者level（等級）高n倍的情形。在這些情形下，你大可不必考慮語氣、用詞或語法，大喇喇地把你郵件甩出去吧。我想即使你寫的是中文，對方也會屁顛顛去找個翻譯的。
2.適當?shù)墓ЬS、感謝和祝福很必要。
這世上沒有人不愛聽好聽話，這是放之四海而皆準的真理。在郵件中適當放入一些這樣的話，讓對方心里暖洋洋并樂滋滋地為你賣力，何樂而不為？
當然太多的恭維話又會顯得自己太卑微，可能對方會輕瞧你。但這個“度”如何把握，卻是我這篇文章幫不了你的地方，這只能根據(jù)實際的情況，自己斟酌了。這就像人生，讀再多的“心靈雞湯”，也替代不了你自己去這花花世界走上一遭。
一般恭維話、感激語和祝福放在郵件的最后一部分，在你提出要求或說完正事兒之后。有幾句經(jīng)典句型，使用頻率頗高，不妨拿去背背：
A.We appreciate the service you provided to us, and we feel fortunate to have you as our clients and friend.
（我們非常感激你為我們提供的服務(wù)，有您這樣的客戶和朋友是我們的運氣。）
注：appreciate后面直接接名詞或名詞性短語，若要接if引導(dǎo)的從句，記住要在if前加it, 即“appreciate it if…”這是英文為母語的人都會常常犯的錯誤。
B.We sincerely appreciate you taking time out of your busy schedule to show us around during our stay in Chicago. I would like to thank you again for your warm hospitality and for making our stay in Chicago so memorable and special. Please also convey our thanks to your family for their kindness.
（我們在芝加哥期間，非常感激您在百忙之中抽出時間陪我們參觀。再次感謝您的熱情款待，您讓我們在芝加哥度過了如此令人難忘和特別的時光。同時請代我向您的家人表達我們的謝意。）
C. I wish you and your family happy, healthy and prosperous in the coming year!
（祝您和您的家人在新的一年生活愉快、身體健康、事業(yè)興旺?。?/p>
D. Thinking of you on this special day and wishing you a beautiful Christmas!
（在這個特別的日子里，非常想念你。祝你度過一個快樂的圣誕節(jié)?。?/p>
3
長話短說
再斟酌句型
國人寫英文，長得像火車，一甩一大段，寫到最后主謂賓都分不清楚?？脆]件的人，不得不先做語法句型劃分練習(xí)，隨后才能將意思猜出一二。
例如，我曾碰到過這樣一封郵件，它寫道：
“With the accommodation, we offered a five star hotel for our guests, we also put a lot of effort and cooked many kinds of food every day, all the guests felt free to choose from them, the food and drinks were cooked in the principle of being healthy, clean, safe in order to give our guests enough energy to hold meeting……”
這封毫無語法和句型可言的郵件，若被起草者的初中英語老師看到，估計會羞愧地撞墻吧。
所以“地道”郵件要避免寫你拿不準的長句，而代之以簡短句。先保證句子的正確性，再來斟酌句型的優(yōu)美。
另外，避免使用“in the principle of ”（本著什么原則）、“give enough energy to hold meeting”（給予足夠的能量去開會）這樣中式的思維。
上面那段話，若要保持原意，使用簡短句，可稍作修改為
“A five-star hotel was arranged for the meeting participants. We endeavored to provide a variety of food to them as well. All prepared food and beverages were healthy, clean and safe in order to satisfy all participants' requirements…”
（為與會者安排了五星級酒店的住宿。并且我們竭盡所能為與會者提供各種美食。所有準備的食物和飲料都是健康、干凈、安全的，滿足所有與會者的要求……）
4
莫要造詞
換用描述表達
造詞的一個“罪魁禍首”就是電子詞典。很多中文聽起來很溜的詞，其實英文里是不用的。
例如，若你查“權(quán)力尋租”， 電子詞典會顯示“power rent-seeking”。這個詞頻繁地出現(xiàn)在國人寫的論文、郵件、文章中，我曾經(jīng)也對這個詞的正確性深信不疑。
直到有一天，我一個美國朋友問我這是啥意思，我才知道人家是根本不用的。
還有一個詞“undertaking”（經(jīng)營者），相信學(xué)法律的人對這個詞很熟悉，甚至我們的法條翻譯中也頻頻使用它。但我問了很多美國法學(xué)教授和學(xué)生，他們都不認為這是一個正確的用法。
如何避免造詞？我的寫作老師告訴我，若你對一個詞（特別是翻譯過來的詞）的正確性拿不準的時候，不妨用描述性的話去解釋它，就像字典里解釋一個詞一樣。
例如，“權(quán)力尋租”就可以寫成“one (e.g. Government’s employee) uses her public power to gain her private interest”。雖說啰嗦些，但至少可以避免歧義。
好了，先寫到這兒吧。寫好英文E-mail是一個漫長的積累和練習(xí)的過程，這篇文章也僅起到一個拋磚引玉的作用。
工作發(fā)郵件，這40個細節(jié)錯誤最坑人！
無論是企業(yè)內(nèi)部還是商務(wù)交往，免不了大量的郵件收發(fā)。據(jù)統(tǒng)計，如今互聯(lián)網(wǎng)每天傳送的電子郵件已達數(shù)百億封，但有一半是垃圾郵件或不必要的。
“在職場中要尊重一個人，首先就要懂得替他節(jié)省時間”，電子郵件禮儀的一個重要方面就是節(jié)省他人時間，只把有價值的信息提供給需要的人。
01
關(guān)于主題
主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。
1、一定不要空白標題，這是最失禮的；
2、標題要簡短，不宜冗長，不要讓Outlook用“…”才能顯示完你的標題；
3、標題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“王先生收”；
4、一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理；
5、可適當用使用大寫字母或特殊字符(如“！”等)來突出標題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼；
6、回復(fù)對方郵件時，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標題，不要“RERE”一大串。
02
關(guān)于稱呼與問候
1、恰當?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度。郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。
如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dear xxx”，顯得很熟絡(luò)。
2、E-mail開頭結(jié)尾最好要有問候語。最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個“你好”；結(jié)尾常見的寫個BestRegards，中文的寫個“祝您順利”之類的也就可以了。
俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的。即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。
03
關(guān)于正文
1、E-mail正文要簡明扼要，行文通順。E-mail正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容確實很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。
正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學(xué)唐僧。
2、注意E-mail的論述語氣。根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當?shù)恼Z氣進行論述，以免引起對方不適。
尊重對方，“請、謝謝”之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。
電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀?！班]件門”就是深刻的教訓(xùn)！
3、E-mail正文多用1234之類的列表，以清晰明確。如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。
4、一次郵件交待完整信息。最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。
▼
5、盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查。這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文E-mail，最好把拼寫檢查功能打開；如果是中文E-mail，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。
在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。
6、合理提示重要信息。不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。
7、合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述。對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。
8、不要動不動使用“：)”之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻。Business E-mail不是你的情書，所以“：)”之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調(diào)出一定的輕松氣氛的場合。
04
關(guān)于附件
1、如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件；
2、附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名；
3、正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時；
4、附件數(shù)目不宜超過 4 個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件；
5、如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用。如果附件過大(不宜超過 2 MB)，應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送。
05
語言的選擇和漢字編譯
1、只在必要的時候才使用英文郵件。英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。
如果收件人中有外籍人士，應(yīng)該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書。
2、尊重對方的習(xí)慣，不主動發(fā)起英文郵件。如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；如果對方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。
3、對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。
4、選擇便于閱度的字號和字體。中文老實點用宋體或新宋體，英文就用Verdana或Arial字型，字號用五號或10號字即可。
這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務(wù)郵件。
06
結(jié)尾簽名
每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認出你，但不要為你的朋友設(shè)計這樣的工作。
1、簽名信息不宜過多。電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過 4 行。
你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯(lián)系。
引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。
2、不要只用一個簽名檔。對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在Outlook中設(shè)置多個簽名檔，靈活調(diào)用。
3、簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。
07
回復(fù)技巧
1、及時回復(fù)E-mail。收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方一下，往往還是必不可少的，這是對他人的尊重，理想的回復(fù)時間是2小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。
對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過 24 小時。
如果事情復(fù)雜，你無法及時確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時的回復(fù)說“收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會及時回復(fù)，云云”。不要讓對方苦苦等待，記?。杭皶r作出響應(yīng)，哪怕只是確認一下收到了。
如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。
2、進行針對性回復(fù)。當回件答復(fù)問題的時候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費資源。
3、回復(fù)不得少于10個字。對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠 10 個字，顯示出你的尊重。
▼
4、不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓。如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過 3 次，這只能說明交流不暢，說不清楚。
此時應(yīng)采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。
對于較為復(fù)雜的問題，多個收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時應(yīng)即是對之前討論的結(jié)果進行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。
5、要區(qū)分Reply和Reply All(區(qū)分單獨回復(fù)和回復(fù)全體)。
如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復(fù)給他一個人就行了；如果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該 replayall，讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這件事情。
如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。
你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。點擊“回復(fù)全部”前，要三思而行。
6、主動控制郵件的來往。為避免無謂的回復(fù)，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復(fù)”。
08
正確地使用“發(fā)送”、“抄送”、“密送”
要區(qū)分 To 和 CC 還有 BCC (區(qū)分收件人、抄送人、密送人)。
1、To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。
2、而 CC 的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，當然如果CC的人有建議，當然可以回E-mail。
3、而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個可能用在非常規(guī)場合。
4、TO、CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象。
5、只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源。
6、轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息。在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。
除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。
如果有需要還應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。
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