Six steps of business process management " ocr-component-name="block-heading" data-component-id="6ead05f340b941df5109567514e89a43">
業(yè)務流程管理的六個 步驟
推動流程變革,持續(xù)創(chuàng)造 價值
沒有兩個業(yè)務流程完全相同,但它們都處于近乎持續(xù)的動態(tài)變化中。領導者和團隊有時會動態(tài)調整流程;而在其他時候則會推倒重來。業(yè)務流程管理 (BPM) 是組織幫助確保任何業(yè)務流程更改均為正確措施的 方法。
通過有效的 BPM 計劃,你的公司可以實現(xiàn)更高效、更靈活的流程。更快、更精確地確定部署工作流自動化和其他創(chuàng)新技術的位置。并通過監(jiān)視和分析實現(xiàn)持續(xù)的業(yè)務流程 改進。
可推動有意義變革的計劃通常包含以下業(yè)務流程管理步驟:規(guī)劃、設計、建模、實施、監(jiān)視以及 優(yōu)化。
業(yè)務流程管理的這六個階段構成了 BPM 生命周期。BPM 生命周期是一種基于最佳做法的結構化循環(huán)方法,為實現(xiàn)運營、管理和支持流程的現(xiàn)代化提供了非常有用的 框架。
使用低代碼拖放式工具和數(shù)百個預構建的連接器優(yōu)化工作流程并簡化重復性任務。
第一步:規(guī)劃策略
首先與管理層開展協(xié)作,以創(chuàng)建支持組織核心業(yè)務目標的業(yè)務流程管理策略。公司希望投資影響較大的低風險項目,以提供與其 KPI 緊密一致的可度量 結果。
查看在實現(xiàn)公司目標方面進展緩慢或停滯的業(yè)務領域。通過將關聯(lián)的業(yè)務活動分類為三種主要業(yè)務流程管理類型之一,廣泛定義可能可能需要更改的內容 以及 方式:
以人為本的 BPM。以人為本的流程在很大程度上缺乏自動化,其核心是人。某些決策、審批和其他流程任務是專門由員工、客戶和其他個人執(zhí)行的。在這些情況下,BPM 應為個人提供設計良好的應用程序接口以及通知和跟蹤 功能。 以人為本的 BPM 示例包括招聘流程,其中 HR 人員將與經(jīng)理一起發(fā)布職位、篩選應聘者、征求引薦和面試應聘者。另一個實例則是由服務 代表處理的客戶投訴流程。
以文檔為中心的 BPM。涉及基于紙張和電子文檔的流程必須謹慎操作,且根據(jù)公司、行業(yè)和法規(guī)要求進行處理。以文檔為中心的 BPM 經(jīng)常使用工作流自動化來提高效率和準確度,同時保持 合規(guī)性。 文檔密集型 BPM 示例可見于法務、財務、采購和其他部門,這些部門需要將合同和協(xié)議分發(fā)給多人進行審查和簽署。另一個示例則是維護電子健康記錄的 醫(yī)療組織。
以集成為中心的 BPM。此類別側重于集成和自動化系統(tǒng),例如企業(yè)資源管理 (ERP)、客戶關系管理 (CRM) 和人力資源管理系統(tǒng) (HRMS) 應用程序。通過以集成為中心的 BPM,用戶可以通過連接器和 API 快速訪問應用、數(shù)據(jù)和服務,從而提高用戶的工作效率和 滿意度。 以集成為中心的 BPM 示例包括市場營銷和銷售團隊,這些團隊使用互連市場活動、潛在顧客分析和 CRM 工具來共享有關潛在客戶和現(xiàn)有 客戶的詳細信息。
第二步:設計和映射理想 流程
明確定義戰(zhàn)略目標并獲取業(yè)務支持后,即可分析并映射每個待改進的流程。確定關鍵流程事件、每個事件所需的手動和自動化任務、執(zhí)行任務的人員、時間線以及使用的任何技術。查找瓶頸和延遲;冗余、不必要的任務;以及具有成本過高和人為錯誤、客戶不滿意或 不合規(guī)等特征的領域。
接下來,在充分理解“現(xiàn)狀”后,利用見解確定對流程的新業(yè)務要求。然后,設計并規(guī)劃理想的“未來”狀態(tài)。集思廣益,共同探討各種解決問題的方法。同時,指定指標來跟蹤業(yè)務流程改進。請求其參與對項目成功至關重要的流程利益干系人幫助收集評估數(shù)據(jù)并提供有關設計的 反饋。
在 BPM 計劃的早期,公司可能需要采用一種業(yè)務流程改進方法論來對方法進行進一步的結構化設計,并培養(yǎng)共同的使命感。盡管業(yè)務流程改進方法論擁有不同的原則和技術,但它們都尋求幫助消除浪費、消除障礙、增強協(xié)作和推動文化 變革。
常見的業(yè)務流程改進方法 包括:
敏捷管理持續(xù)改善精益管理六西格瑪全面質量管理 此外,利用流程挖掘、流程映射和其他業(yè)務流程管理軟件 (BPMS) 快速分析工作流并對其進行可視化處理。與此類似,智能 BPMS (iBPMS) 解決方案可通過云、AI 和大數(shù)據(jù)分析功能來改進工作流。
第三步:建模和測試過程 流
在此步驟中,請對理想設計進行測試。構建以數(shù)字方式表示所有流程活動、業(yè)務規(guī)則和數(shù)據(jù)流的原型模型。然后,使用不同的變量組合(如時間、成本和資源)針對模型運行模擬。根據(jù)結果,繼續(xù)調整和測試模型、修改現(xiàn)有工作流或創(chuàng)建新工作流以推動最佳業(yè)務 成果。
模擬建模提供了一種經(jīng)濟高效的方式,可用于分析在給定的不同條件下流程的執(zhí)行方式。自動執(zhí)行建模、測試和分析的 BPMS 工具可以顯著簡化此步驟。它們還可以幫助公司更快地確定如何改進設計,然后再在工作環(huán)境中推出 更改。
第四步:實施 改進
你已準備好使用優(yōu)化后的流程。從實施概念驗證解決方案開始,由一個小組對該流程進行測試。然后,使用小組反饋對流程進行相應改進。利用 BPMS 預構建模板和連接器,為新的自動化和集成流程開發(fā)直觀的用戶 界面。
在向更大規(guī)模的組織正式推行該流程之前,請制定有關項目和變更管理的規(guī)劃并配備資源。實現(xiàn)合理的團隊過渡,以便消除初期障礙、避免運營中斷并促進采用。此外,最終確定指標,并使用商業(yè)智能 (BI) 工具構建儀表板和生成報告,以提供實時或近實時 見解。
變更管理計劃還包括更新崗位角色和職責,并為員工舉辦培訓會議。通知受影響的客戶和供應商并提供 支持。
第五步:監(jiān)視和跟蹤績效 指標
在 BPM 生命周期的這一階段中,請通過監(jiān)視數(shù)據(jù)以生成性能指標來確定可能需要進一步更改的領域。根據(jù)你的目標,可以深入了解新流程效率的不同方面,例如以下方面的 表現(xiàn):
工作流在流程中的運行 效果。流程在更大型組織中的運行 效果。流程從技術視角觀察的運行 效果。 另外,可與利益干系人溝通,以詳細了解已實現(xiàn)和潛在的時間與成本節(jié)約,并發(fā)現(xiàn) 瓶頸。
使用 BI 工具生成指標、對其進行可視化處理并生成報告,以將統(tǒng)計信息與行業(yè)基準進行比較,并評估其是否符合組織的 KPI。再次利用業(yè)務流程管理系統(tǒng) (BPMS) 解決方案協(xié)助進行數(shù)據(jù)收集和模擬建模。盡可能定期監(jiān)視績效,以確保 BPM 計劃持續(xù)實現(xiàn)其目標并支持組織更宏大的業(yè)務 目標。
第六步:根據(jù)新見解進行 優(yōu)化
監(jiān)視和跟蹤工作已生成大量可操作的見解?,F(xiàn)在,可以使用此信息進一步深化業(yè)務流程改進。通過持續(xù)迭代和創(chuàng)新,不斷優(yōu)化流程及其工作流,以實現(xiàn)新的運營效率。通常,你會發(fā)現(xiàn)自動化、標準化和集成的 其他機會。
生成更高業(yè)務價值的任務沒有終點,流程監(jiān)視和優(yōu)化活動同樣如此。業(yè)務策略、市場條件和法規(guī)要求會不斷變化,因此需要準備隨時調整流程以 響應更改。
如果形勢變化需要重大更新,請再次啟動 BPM 生命周期。到目前為止,你的企業(yè)已將業(yè)務流程管理的各個階段轉化為自身的工作內容。領導者和流程利益干系人可以共同制定新計劃的 戰(zhàn)略。。
Turn inefficiencies into a thing of the past
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告別低效,迎接全新 未來
如果公司已準備好采取必要的步驟來提高流程效率,Microsoft Power Automate 可隨時提供幫助。來自基本業(yè)務用戶的任何人或 IT 專業(yè)人員都可以通過其無代碼/低代碼工作流自動化平臺來改進業(yè)務流程管理。
常見問題解答
業(yè)務流程管理 (BPM) 的步驟通常包括六個階段:規(guī)劃、設計、建模、實現(xiàn)、監(jiān)視和優(yōu)化。這些步驟提供了一種結構化的循環(huán)方法來改進業(yè)務流程,其中包括通過 工作流自動化來簡化手動流程。
BPM 生命周期是用于迭代改進業(yè)務流程的標準化分步框架。它包括策略、設計、建模、實現(xiàn)、監(jiān)視和優(yōu)化階段。公司通常使用業(yè)務流程管理軟件來簡化和加速每個階段的活動,尤其是在自動執(zhí)行手動流程時。
業(yè)務流程管理 可以分為三個主要類別:以人為本、以文檔為中心和以集成為中心。BPM 使用自動化和集成化的程度取決于只能由人工執(zhí)行關鍵流程任務的程度。
BPM 示例存在于所有類型的組織內部和之間。例如,以人為本的 BPM 側重于創(chuàng)意性流程。以文檔為中心的 BPM 涵蓋了法律和會計流程。以集成為中心的 BPM 則優(yōu)化了在線購物和 銀行業(yè)務流程。
常見的業(yè)務流程改進方法包括敏捷管理、持續(xù)改善、精益管理、六西格瑪以及全面 質量管理。
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