辦公室的環(huán)境管理辦公室環(huán)境

第三章 辦公室管理 第一節(jié)：辦公室的環(huán)境管理 第二節(jié)：日常辦公事務(wù)的管理 第三節(jié)：辦公用品的管理 案例：辦公室布局 某公司準(zhǔn)備在上海開辦一所銷售分公司，租用了某寫字樓一層的大廳，其中，大門左邊用作產(chǎn)品展示，大門右邊作為銷售分公司辦公區(qū)，包括正副經(jīng)理辦公區(qū)、接待區(qū)、銷售部、財(cái)務(wù)部。該銷售分公司負(fù)責(zé)人將整個(gè)一層大廳全部設(shè)計(jì)為當(dāng)今很流行的全開放式辦公室和半開放式辦公室，用站立并能夠移動(dòng)的間隔物來分割，沒有門，所有人的工作都能清楚可見。 五、辦公室的日常維護(hù) 六、辦公室的健康和安全 七、突發(fā)事件的處理 重大突發(fā)事件，是指由于自然或人為因素導(dǎo)致突然發(fā)生的嚴(yán)重危害國(guó)家利益、破壞社會(huì)穩(wěn)定、造成重大社會(huì)影響的事件。 第二節(jié)：日常辦公事務(wù)的管理 一、日常辦公事務(wù)管理主要包括值班工作和各項(xiàng)文牘性工作，接打電話，印信管理，以及財(cái)務(wù)、醫(yī)療、車隊(duì)、餐廳、招待所等管理工作。 撥電話的流程 重點(diǎn) 1、要考慮打電話的時(shí)間（對(duì)方此時(shí)是否有時(shí)間或者方便） 2、注意確認(rèn)對(duì)方的電話號(hào)碼、單位、姓名，以避免打錯(cuò)電話 3、準(zhǔn)備好所需要用到的資料、文件等 4、講話的內(nèi)容要有次序，簡(jiǎn)潔、明了 5、注意通話時(shí)間，不宜過長(zhǎng) 6、要使用禮貌語言 接電話的流程 重點(diǎn) 代接電話的流程 來電找的人不在鈴聲響起拿起聽筒、報(bào)出名字及問題 告訴對(duì)方要找的人不在請(qǐng)教對(duì)方姓名 主動(dòng)詢問是否要留言 再確認(rèn)留言內(nèi)容 禮貌性的結(jié)束電話 掛電話 來電找的人正在接電話 鈴聲響起拿起聽筒 報(bào)出名字及問候 請(qǐng)教對(duì)方姓名/告訴對(duì)方要找的人正在接電話 對(duì)方要求等一會(huì) 對(duì)方要求留言 告訴受電者來電者姓名 注意等待的時(shí)間 注意事項(xiàng) 1、態(tài)度上應(yīng)謹(jǐn)慎、禮貌、親切 2、聲調(diào)、音量適中，速度不急不慢。　 試想我們嘴巴說謝謝，心里卻把對(duì)方恨得牙癢癢的，受話者必也能感覺出您的心不甘情不愿。同樣是一句話，何不說得漂亮一些，讓人心情舒暢呢？ 3、常將請(qǐng)、謝謝、對(duì)不起掛在嘴邊。 4、常說“您”取代“你”，多說“我們公司，咱們公司”，少說“你們公司”，讓對(duì)方有一種被認(rèn)同的感覺，一下子縮短了彼此的距離，相信要做進(jìn)一步的深談要求都會(huì)比較容易。 5、撥電話時(shí)，電話接通后應(yīng)告知自已的部門、姓名。 移動(dòng)電話禮儀： （1）使用移動(dòng)電話要注意場(chǎng)合 劇場(chǎng)、音樂廳、閱覽室、法庭、會(huì)議室、課堂等；飛機(jī)上、醫(yī)院、加油站等。 （2）注意通話方式 （3）注意文明攜帶 （4）注意保密 3、電子郵件： （1）注意書寫語氣要謙虛委婉 （2）每天檢查新郵件并盡快回復(fù)。 （3）不要不經(jīng)對(duì)方同意發(fā)送廣告郵件 （4）禁止傳播不健康的內(nèi)容 三、值班管理 四、印信管理 3、介紹信及其管理 介紹信是用來介紹被派遣人員的姓名、年齡、身份、接洽事項(xiàng)等情況的一種專用書信，具有介紹和證明雙重作用。 第三節(jié)：辦公物品的管理 三、辦公自動(dòng)化設(shè)備管理 1、計(jì)算機(jī) 2、辦公自動(dòng)化系統(tǒng) 3、網(wǎng)絡(luò)管理 4、復(fù)印機(jī) 5、傳真機(jī) 6、打印機(jī) 7、投影儀 8、照相機(jī)、攝像機(jī) 四、車輛管理：公車改革 回首我國(guó)公務(wù)用車改革，已有11年歷史，但迫于各方質(zhì)疑之聲，各地車改始終低調(diào)潛行。 　　2003年2月，中紀(jì)委書記吳官正在中紀(jì)委二次全會(huì)工作報(bào)告中明確提出：“鼓勵(lì)支持有條件的地區(qū)和單位積極穩(wěn)妥地進(jìn)行公務(wù)接待、公務(wù)用車和公務(wù)員福利制度改革工作?！边M(jìn)而，十六屆三中全會(huì)正式提出改革領(lǐng)導(dǎo)干部職務(wù)消費(fèi)的要求，并將公車改革納入其中。潛行各地的車改星火自此燎原。 公車包括兩類，一類是專職巡查執(zhí)法車輛，另一類是專門接送領(lǐng)導(dǎo)上下班的車輛，前者北京市有三個(gè)大戶：北京市交通管理局、北京市工商局、北京市公安局，每個(gè)局的數(shù)量在２０００輛不等，合計(jì)６０００輛（市級(jí)），這部分車是社會(huì)所必須的。其余的車大部分屬于接送領(lǐng)導(dǎo)，這部分車，完全可以脫離公車，變成私車，如此一來，可以大大節(jié)約財(cái)政的支出。 公車改革不‘透明’， 公用私用分不清， 有的也就‘一陣風(fēng)’， 趕趕浪頭圖‘光榮’！ 　權(quán)威人士指出，目前我國(guó)公車制度中主要存在以下四方面的突出問題：　　一是公務(wù)用車費(fèi)用高，財(cái)政負(fù)擔(dān)沉重。調(diào)查顯示，每年一輛公務(wù)車的運(yùn)行成本（含司機(jī)工資、福利）至少在6萬元以上，有的甚至超過10萬元。地方公車消費(fèi)占財(cái)政支出的比例在6％～12％之間，有些地方甚至更高。　　二是公車私用現(xiàn)象嚴(yán)重。群眾反映，在公車使用中，辦公事占1／3，領(lǐng)導(dǎo)干部及其親屬私用占1／3，司機(jī)私用占1/3。　　三是公車使用效率低下，浪費(fèi)驚人。資料表明，社會(huì)其他運(yùn)營(yíng)車輛每萬公里運(yùn)行成本為8215元，黨政機(jī)關(guān)

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