首頁(yè) 資訊虛擬辦公室混合工作平衡上班生活

虛擬辦公室混合工作平衡上班生活

來(lái)源：泰然健康網(wǎng) 時(shí)間：2025年05月15日 18:51

　　視像會(huì)議是混合工作常見(jiàn)場(chǎng)景，但其間需要長(zhǎng)時(shí)間、近距離面對(duì)鏡頭，容易令人感到緊張焦慮，出現(xiàn)“Zoom疲勞”的情況。為改善混合工作的體驗(yàn)，有港企利用3D空間平臺(tái)制作虛擬辦公室，讓員工利用“數(shù)碼分身”（Avatar）進(jìn)行日常工作，甚至舉辦培訓(xùn)活動(dòng)。

　　疫情爆發(fā)初期，個(gè)人培訓(xùn)咨詢公司“未來(lái)實(shí)驗(yàn)室”（Explorer Futures Lab），開(kāi)始實(shí)施混合工作安排，并利用Zoom軟件在家中進(jìn)行視像會(huì)議。但不久后就發(fā)現(xiàn)，使用Zoom時(shí)需要集中注視熒幕一處，長(zhǎng)時(shí)間進(jìn)行的話，會(huì)感到相當(dāng)疲累，變相降低了工作效率。

　　于是該公司探索Zoom以外的替代方案，并找到一款名為Spot的3D虛擬空間平臺(tái)。未來(lái)實(shí)驗(yàn)室聯(lián)合創(chuàng)辦人Felicia Ho接受本報(bào)訪問(wèn)時(shí)表示，他們透過(guò)該平臺(tái)設(shè)計(jì)自家的虛擬辦公室，當(dāng)中的虛擬設(shè)施包括不同類型的會(huì)議室、開(kāi)放式共用空間和茶水間等，讓員工、客戶和學(xué)員通過(guò)“數(shù)碼分身”使用。

未來(lái)實(shí)驗(yàn)室聯(lián)合創(chuàng)辦人Felicia Ho擁有多年活動(dòng)管理經(jīng)驗(yàn)，她認(rèn)為通過(guò)虛擬空間舉辦活動(dòng)，有助帶來(lái)更佳的時(shí)間管理效果，提升場(chǎng)面控制的把握力。

　　即使疫情逐漸消退，防疫限制措施亦早已解除，但該公司仍會(huì)繼續(xù)混合工作模式?，F(xiàn)時(shí)約有6成的日常營(yíng)運(yùn)流程，例如開(kāi)會(huì)、討論教材內(nèi)容、簡(jiǎn)報(bào)等，都能通過(guò)虛擬辦公室完成。此外，每星期約有一至兩次會(huì)回到實(shí)體辦公室，處理交收物資、面對(duì)面交流聯(lián)誼等在虛擬空間無(wú)法完成的事。

未來(lái)辦公模式實(shí)體虛擬空間結(jié)合

　　Felicia認(rèn)為，混合工作模式是大勢(shì)所趨，把實(shí)體和虛擬空間結(jié)合，將是未來(lái)的辦公模式。但她強(qiáng)調(diào)不要因?yàn)榭萍嫉那?，而冷卻了人際關(guān)系，而是應(yīng)該通過(guò)科技維持人際互動(dòng)之間的溫度，所以不定期回到實(shí)體辦公室與同事或客戶見(jiàn)面，也是有一定的需要。

　　另一聯(lián)合創(chuàng)辦人Helen Or指出，虛擬空間能為時(shí)間安排帶來(lái)更多靈活性，例如該公司所舉辦的培訓(xùn)課程，有一半數(shù)量已在虛擬空間上進(jìn)行，這讓學(xué)員更方便安排日程，也毋須指定他們到某一地方上堂，節(jié)省更多時(shí)間和車費(fèi)。

　　站在公司的角度，由于中國(guó)香港的辦公室和場(chǎng)地租金都頗昂貴，因此在虛擬空間上舉辦活動(dòng)，也能減省不少營(yíng)運(yùn)成本；同時(shí)，虛擬空間也打破了地域的限制，讓更多不同地區(qū)的人來(lái)參與培訓(xùn)，這對(duì)開(kāi)拓更廣泛市場(chǎng)都有積極作用。

在虛擬辦公室里，員工和客戶都可設(shè)計(jì)獨(dú)有的虛擬化身，進(jìn)入不同場(chǎng)景（如會(huì)議室），進(jìn)行各種工作或聯(lián)誼活動(dòng)。圖為未來(lái)實(shí)驗(yàn)室的虛擬辦公室樓面圖。

調(diào)整心態(tài)規(guī)劃流程員工要自律

　　對(duì)于虛擬辦公室的普及程度，Helen坦言相比起歐美地區(qū)，這在中國(guó)香港的認(rèn)受性明顯較低。她認(rèn)為環(huán)境因素是主要原因，例如美國(guó)人從家中到辦公室上班，車程距離普遍都較遠(yuǎn)，這時(shí)使用虛擬辦公室的意義會(huì)較大；而中國(guó)香港地方小、交通配套也方便，這不易令雇主找到誘因嘗試使用。

　　要有效采用虛擬辦公室和混合工作模式，她認(rèn)為雇主和員工都需要調(diào)節(jié)心態(tài)和想法。例如當(dāng)辦公模式搬至網(wǎng)上進(jìn)行時(shí)，意味同事之間未必會(huì)經(jīng)常見(jiàn)面，這時(shí)就要調(diào)整工作分配安排，規(guī)劃好哪些流程能夠獨(dú)自完成、哪些必須見(jiàn)面處理等。至于員工方面，自律也相當(dāng)重要，且要懂得主動(dòng)安排及完成該負(fù)責(zé)的工作。

　　未來(lái)實(shí)驗(yàn)室項(xiàng)目發(fā)展經(jīng)理Yonnie Chong提到，作為雇員能夠長(zhǎng)期安排混合工作，在虛擬辦公室完成大部分事務(wù)，也是一種員工福利。因?yàn)樵谠撃Ｊ较拢沩毭刻臁皵D車”回公司，以及日夜都在交通上浪費(fèi)時(shí)間；而她也將這些節(jié)省下來(lái)的時(shí)間，投放在家庭成員身上，真正達(dá)到工作與生活平衡。

未來(lái)實(shí)驗(yàn)室早前參與實(shí)體展覽，事前先通過(guò)3D虛擬空間，模擬現(xiàn)場(chǎng)攤位擺設(shè)。由于提早了解環(huán)境狀況，結(jié)果到正式展覽時(shí)，布置場(chǎng)地的時(shí)間就比預(yù)期快了一倍。

實(shí)體辦公室出勤率較疫前低3成

　　疫情是虛擬辦公空間興起的催化劑，雖然全球疫情現(xiàn)已放緩，但它對(duì)工作模式帶來(lái)的改變依然持續(xù)。麥肯錫全球研究所發(fā)布的Empty spaces and hybrid places報(bào)告指出，目前實(shí)體辦公室出勤率仍較疫情前低約30%；即使到2030年，市場(chǎng)對(duì)辦公空間的需求，也將低于2019年時(shí)的水平。

　　報(bào)告針對(duì)倫敦、紐約、休斯敦、巴黎、慕尼黑、舊金山、上海、北京和東京等國(guó)際城市進(jìn)行調(diào)查，以了解當(dāng)?shù)貑T工在辦公室工作的時(shí)間變化。報(bào)告指出，在2020年疫情初期，由于大量企業(yè)采用遙距和混合工作模式，當(dāng)時(shí)辦公室出勤率一度下降90%。

員工每周在辦公室平均僅3.5天

　　但隨著全球經(jīng)濟(jì)活動(dòng)逐步復(fù)常，不少企業(yè)都要求員工重返辦公室，但現(xiàn)時(shí)平均出勤率仍較疫情前跌30%。此外，由于混合工作成為新常態(tài)，員工每周在辦公室的時(shí)間平均只有3.5天；當(dāng)中有10%受訪員工更稱，如果公司要求必須每天回辦公室工作，他們將可能選擇辭職。

　　現(xiàn)時(shí)大部分企業(yè)對(duì)宏觀經(jīng)濟(jì)前景仍抱持謹(jǐn)慎態(tài)度，加上預(yù)計(jì)遙距或混合工作將會(huì)持續(xù)，他們并不確定員工會(huì)到辦公室上班的人數(shù)，也不確定需要多少辦公空間，所以多數(shù)會(huì)與業(yè)主協(xié)商縮短租期，這也導(dǎo)致市場(chǎng)對(duì)辦公空間的需求減少。

　　摘錄自香港經(jīng)濟(jì)日?qǐng)?bào)