視像會議是混合工作常見場景，但其間需要長時間、近距離面對鏡頭，容易令人感到緊張焦慮，出現(xiàn)“Zoom疲勞”的情況。為改善混合工作的體驗，有港企利用3D空間平臺制作虛擬辦公室，讓員工利用“數(shù)碼分身”（Avatar）進行日常工作，甚至舉辦培訓活動。

　　疫情爆發(fā)初期，個人培訓咨詢公司“未來實驗室”（Explorer Futures Lab），開始實施混合工作安排，并利用Zoom軟件在家中進行視像會議。但不久后就發(fā)現(xiàn)，使用Zoom時需要集中注視熒幕一處，長時間進行的話，會感到相當疲累，變相降低了工作效率。

　　于是該公司探索Zoom以外的替代方案，并找到一款名為Spot的3D虛擬空間平臺。未來實驗室聯(lián)合創(chuàng)辦人Felicia Ho接受本報訪問時表示，他們透過該平臺設(shè)計自家的虛擬辦公室，當中的虛擬設(shè)施包括不同類型的會議室、開放式共用空間和茶水間等，讓員工、客戶和學員通過“數(shù)碼分身”使用。

未來實驗室聯(lián)合創(chuàng)辦人Felicia Ho擁有多年活動管理經(jīng)驗，她認為通過虛擬空間舉辦活動，有助帶來更佳的時間管理效果，提升場面控制的把握力。

　　即使疫情逐漸消退，防疫限制措施亦早已解除，但該公司仍會繼續(xù)混合工作模式?，F(xiàn)時約有6成的日常營運流程，例如開會、討論教材內(nèi)容、簡報等，都能通過虛擬辦公室完成。此外，每星期約有一至兩次會回到實體辦公室，處理交收物資、面對面交流聯(lián)誼等在虛擬空間無法完成的事。

未來辦公模式 實體虛擬空間結(jié)合

　　Felicia認為，混合工作模式是大勢所趨，把實體和虛擬空間結(jié)合，將是未來的辦公模式。但她強調(diào)不要因為科技的渠道，而冷卻了人際關(guān)系，而是應(yīng)該通過科技維持人際互動之間的溫度，所以不定期回到實體辦公室與同事或客戶見面，也是有一定的需要。

　　另一聯(lián)合創(chuàng)辦人Helen Or指出，虛擬空間能為時間安排帶來更多靈活性，例如該公司所舉辦的培訓課程，有一半數(shù)量已在虛擬空間上進行，這讓學員更方便安排日程，也毋須指定他們到某一地方上堂，節(jié)省更多時間和車費。

　　站在公司的角度，由于中國香港的辦公室和場地租金都頗昂貴，因此在虛擬空間上舉辦活動，也能減省不少營運成本；同時，虛擬空間也打破了地域的限制，讓更多不同地區(qū)的人來參與培訓，這對開拓更廣泛市場都有積極作用。

在虛擬辦公室里，員工和客戶都可設(shè)計獨有的虛擬化身，進入不同場景（如會議室），進行各種工作或聯(lián)誼活動。圖為未來實驗室的虛擬辦公室樓面圖。

調(diào)整心態(tài)規(guī)劃流程 員工要自律

　　對于虛擬辦公室的普及程度，Helen坦言相比起歐美地區(qū)，這在中國香港的認受性明顯較低。她認為環(huán)境因素是主要原因，例如美國人從家中到辦公室上班，車程距離普遍都較遠，這時使用虛擬辦公室的意義會較大；而中國香港地方小、交通配套也方便，這不易令雇主找到誘因嘗試使用。

　　要有效采用虛擬辦公室和混合工作模式，她認為雇主和員工都需要調(diào)節(jié)心態(tài)和想法。例如當辦公模式搬至網(wǎng)上進行時，意味同事之間未必會經(jīng)常見面，這時就要調(diào)整工作分配安排，規(guī)劃好哪些流程能夠獨自完成、哪些必須見面處理等。至于員工方面，自律也相當重要，且要懂得主動安排及完成該負責的工作。

　　未來實驗室項目發(fā)展經(jīng)理Yonnie Chong提到，作為雇員能夠長期安排混合工作，在虛擬辦公室完成大部分事務(wù)，也是一種員工福利。因為在該模式下，她毋須每天“擠車”回公司，以及日夜都在交通上浪費時間；而她也將這些節(jié)省下來的時間，投放在家庭成員身上，真正達到工作與生活平衡。

未來實驗室早前參與實體展覽，事前先通過3D虛擬空間，模擬現(xiàn)場攤位擺設(shè)。由于提早了解環(huán)境狀況，結(jié)果到正式展覽時，布置場地的時間就比預期快了一倍。

實體辦公室出勤率 較疫前低3成

　　疫情是虛擬辦公空間興起的催化劑，雖然全球疫情現(xiàn)已放緩，但它對工作模式帶來的改變依然持續(xù)。麥肯錫全球研究所發(fā)布的Empty spaces and hybrid places報告指出，目前實體辦公室出勤率仍較疫情前低約30%；即使到2030年，市場對辦公空間的需求，也將低于2019年時的水平。

　　報告針對倫敦、紐約、休斯敦、巴黎、慕尼黑、舊金山、上海、北京和東京等國際城市進行調(diào)查，以了解當?shù)貑T工在辦公室工作的時間變化。報告指出，在2020年疫情初期，由于大量企業(yè)采用遙距和混合工作模式，當時辦公室出勤率一度下降90%。

員工每周在辦公室 平均僅3.5天

　　但隨著全球經(jīng)濟活動逐步復常，不少企業(yè)都要求員工重返辦公室，但現(xiàn)時平均出勤率仍較疫情前跌30%。此外，由于混合工作成為新常態(tài)，員工每周在辦公室的時間平均只有3.5天；當中有10%受訪員工更稱，如果公司要求必須每天回辦公室工作，他們將可能選擇辭職。

　　現(xiàn)時大部分企業(yè)對宏觀經(jīng)濟前景仍抱持謹慎態(tài)度，加上預計遙距或混合工作將會持續(xù)，他們并不確定員工會到辦公室上班的人數(shù)，也不確定需要多少辦公空間，所以多數(shù)會與業(yè)主協(xié)商縮短租期，這也導致市場對辦公空間的需求減少。

　　摘錄自香港經(jīng)濟日報

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